Kollaboration
Mit Business-Mail optimieren Sie Ihre Teamarbeit durch eine integrierte Nutzung von E-Mail, Kalendern, Kontakten, Aufgaben, Notizen, Chat und Gruppenfunktionen, was die Kommunikation und das Management wesentlich vereinfacht.
Persönliche Freigaben
Business-Mail ermöglicht es Nutzern, verschiedene Inhalte wie Kalender, Kontaktlisten, Aufgaben und mehr innerhalb ihrer Organisation zu teilen. Neben diesen Standardressourcen können Benutzer auch eigens erstellte Ordner, wie zusätzliche Kalender oder Aufgabenbereiche, individuell freigeben. Bei E-Mail-Ordnern ist es möglich, sowohl gesamte Ordnerstrukturen als auch spezifische Unterordner für andere zugänglich zu machen, um die Zusammenarbeit und Organisation zu erleichtern.
Granulare Berechtigungen
Mit unserer Lösung haben Benutzer die Flexibilität, ihre persönlichen Ressourcen nicht nur individuell mit einzelnen Personen, sondern auch mit sorgfältig ausgewählten Gruppen von Personen oder sogar ganzen Benutzergruppen zu teilen. Diese Freigabeprozesse zeichnen sich durch eine detaillierte Einstellungsmöglichkeit aus, bei der genau definiert werden kann, welche Rechte jeder Empfänger oder jede Gruppe erhält.
Diese sorgfältig zugewiesenen Berechtigungen lassen sich nach Belieben anpassen oder bei Bedarf vollständig zurücknehmen, was eine hohe Kontrolle und Sicherheit im Umgang mit geteilten Inhalten gewährleistet.
Delegationen
Eine der Funktionen von Microsoft Outlook (und einigen anderen Clients, wie z.B. eM Client) ist die Möglichkeit, Delegierung einzurichten. Delegation bedeutet, dass Sie einem anderen Benutzer in Ihrer Domäne den Zugriff auf Ihren Benutzer und die damit verbundenen Elemente (z.B. Kalender, Notizen usw.) gestatten und "in Ihrem Namen" handeln, je nach der von Ihnen festgelegten Berechtigungsstufe.
Das ermöglicht es einer Person – sei es ein Mitarbeiter oder ein Assistenzkraft der Geschäftsleitung – Sie bei der Koordination Ihres Terminkalenders zu unterstützen, Ihre Anfragen zu bearbeiten und Aufgaben in Ihrem Auftrag zu erledigen. Für Personen mit einem dichten Zeitplan ist es enorm hilfreich, jemanden zu haben, der dabei assistiert, das Arbeitsaufkommen zu bewältigen.
Organisation mit Dritten
Das geschäftliche Zeitmanagement kann durch private Verpflichtungen herausgefordert werden, wie das Beispiel eines Arzttermins zeigt, der zu einer Kollision mit einem Geschäftsmeeting führt, weil er nicht im Geschäftskalender vermerkt wurde. Um solche Konflikte zu vermeiden, ermöglicht Business-Mail die Integration Ihres privaten Familienkalenders in den Geschäftskalender. So können alle Termine übersichtlich in einer Ansicht dargestellt werden, wobei private Verpflichtungen in einer abweichenden Farbe gekennzeichnet sind.
Darüber hinaus bietet Business-Mail die Möglichkeit, Ihren Geschäftskalender für Dritte freizugeben, sodass Vereinsmitglieder und Familienangehörige sehen können, wann Sie verfügbar oder beschäftigt sind. Aus Datenschutzgründen lassen sich die Details der Termine automatisch ausblenden, sodass nur die belegten Zeiten sichtbar sind.
Öffentliche Ordner
Öffentliche Ordner können für alle Mitglieder der Domäne, einzelne Benutzer oder sogar Benutzergruppen freigegeben werden. Öffentliche Ordner sind nicht an ein bestimmtes Konto gebunden, sondern an die gesamte Domäne. Daher kann jeder Domänenadministrator öffentliche Ordner - für Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen - verwalten, was sie für Domänenbenutzer vielseitiger macht. Darüber hinaus können öffentliche Ordner mit mobilen und Desktop-Clients wie Microsoft Outlook und eM Client synchronisiert werden.
Konferenzräume & Equipment
Es ist einfach, den Treffpunkt für eine Sitzung respektive Veranstaltung und die benötigte Ausrüstung zu planen. Ein Konferenz- oder Besprechungsraum kann als Teil des Einladungsprozesses ausgewählt werden. Für die Ausrüstung, wie einen Projektor, Laptops, oder auch spezielle Kommunikationstools, kann dies ebenfalls geplant werden. Falls Konflikte auftreten, etwa bei der Raum- oder Ressourcenbuchung, werden diese deutlich angezeigt, so dass Änderungen schnell und unkompliziert vorgenommen werden können, um eine reibungslose Organisation zu gewährleisten.
Ein weiterer Einsatzzweck ist beispielsweise die Reservierung von Fahrzeugen und Parkplätzen. Ob ein Dienstwagen für geschäftliche Termine oder ein reservierter Parkplatz benötigt wird, beides kann einfach im Rahmen eines Termins mit einbezogen werden.
Benutzergruppen
Das Erstellen von Benutzergruppen, wie zum Beispiel für Abteilungen eines Unternehmens, vereinfacht die Vergabe von Zugriffsberechtigungen auf gemeinsame Ressourcen erheblich. So kann beispielsweise für die eigene Vertriebsabteilung eine Gruppe erstellt werden, um deren Ressourcenteilung untereinander zu erleichtern.
Nachdem eine Benutzergruppe erstellt wurde, kann der Domänenadministrator spezifische Ressourcen wie Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen für diese Gruppe freigeben. So lässt sich beispielsweise ein gemeinsamer Abteilungskalender einrichten, in dem abteilungsübergreifende Termine eingetragen werden. Dadurch haben alle Mitglieder der Gruppe neben ihren individuellen Kalendern auch Zugriff auf diese zentralen Termine, was die Planung und Koordination innerhalb der Abteilung erleichtert und für einen verbesserten Informationsfluss sorgt.
Natürlich können Ressourcen auch gruppenübergreifend oder mit allen Mitarbeitern geteilt werden. Dies ist besonders nützlich, um beispielsweise Ferienabwesenheiten, Betriebsferien oder Unternehmensevents zentral zu verwalten und für alle sichtbar zu machen.
Kontaktgruppen
Kontaktgruppen ermöglichen die Bündelung verschiedener Personen im Adressbuch zu einer Gruppe. Beispielsweise können alle Mitarbeiter der Firma Muster AG als Einzelkontakte erfasst und zu einer Kontaktgruppe zusammengefasst werden. Dies vereinfacht die Kommunikation, da entweder individuelle Mitarbeiter oder die gesamte Gruppe per E-Mail erreicht werden können, was die Effizienz beim Versenden von Nachrichten an mehrere Empfänger deutlich steigert.
Die Verwaltung von Kontakten in Business-Mail sorgt für eine nahtlose Synchronisation mit all Ihren Arbeitsgeräten und Smartphones. Das bedeutet, dass bspw. Vertriebsmitarbeiter unterwegs immer Zugang zu den neuesten Kontaktdaten haben. Änderungen an Kontakten werden sofort über alle Geräte hinweg aktualisiert, wodurch die Notwendigkeit entfällt, Kontakte auf einzelnen Geräten manuell zu pflegen. Dies führt zu einer erheblichen Vereinfachung der Kontaktverwaltung durch ein zentrales Adressbuch.
1-zu-1 Chat und Chaträume
Chats in Business-Mail bieten eine effektive Alternative zum E-Mail-Verkehr, indem sie einen direkten und fokussierten Informationsaustausch ermöglichen. Mitarbeiter können in Echtzeit miteinander kommunizieren, Websitelinks und Dateien teilen, ohne eine vollständige E-Mail verfassen zu müssen. Dies erleichtert schnelle Absprachen oder Anfragen, wie die Bitte um Rückmeldung nach einem laufenden Telefongespräch. Eine Mail könnte in diesem Fall schnell untergehen oder zu spät das Anliegen adressieren.
In Business-Mail können Sie neben Einzelchats auch zahlreiche Chaträume für verschiedene Zwecke erstellen. So ist es möglich, für jede Abteilung eigene Räume zu schaffen, in denen nur die jeweiligen Teammitglieder Zutritt haben. Ebenfalls praktisch ist die Einrichtung eines Notfall-Chatraums, der es ermöglicht, alle Mitarbeiter schnell über kritische Ereignisse zu informieren.
Online-Terminbuchung
Die innovative Terminplanungsfunktion revolutioniert die Art und Weise, wie Sie Termine mit Ihren Kunden koordinieren. Durch Bereitstellung eines Links per E-Mail ermöglicht diese Funktion Ihren Kunden, direkt auf eine Buchungsseite zuzugreifen, auf der sie einen passenden Termin in Ihrem Kalender auswählen und reservieren können. Dieses Verfahren eliminiert das aufwendige Hin- und Her-Senden von Terminvorschlägen und bietet Kunden die Flexibilität, zu jeder Zeit selbstständig einen für sie passenden Termin zu buchen.
Durch die Bereitstellung individueller Buchungsseiten für jeden Mitarbeiter ermöglicht es nicht nur eine effiziente Terminfindung direkt über einen Link per E-Mail, sondern kann auch nahtlos in Ihre Unternehmenswebsite integriert werden. Bspw. auf der Team-Seite direkt bei den Kontaktdetails der Personen.
Freitag, 22. Dezember 2023
Business-Mail 2023: Zahlreiche Erweiterungen und noch besserer Antispam
Erleben Sie ein verbessertes E-Mail-Erlebnis mit Galaxyweb: Neue Funktionen und ein fortschrittlicher mehrschichtiger Antispam-Filter pünktlich zu Weihnachten!
Freitag, 9. Juni 2023
Update - das neue Business-Mail ist da
Wir haben unser Business-Mail mit zahlreichen neuen Funktionen und Optimierungen aktualisiert, um Ihnen ein noch besseres Kommunikationserlebnis zu bieten.
Mittwoch, 17. Mai 2023
Warum die Schweiz der beste Standort für Ihre E-Mail-Postfächer ist
Im heutigen digitalen Zeitalter ist die E-Mail ein fester Bestandteil unseres Lebens geworden. Sie ist das wichtigste Kommunikationsmittel für Unternehmen, Privatpersonen und sogar Regierungen.
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