Administration von Business-Mail

Benutzerverwaltung

Mit unserer benutzerfreundlichen Plattform kann der Domänenadministrator mit nur wenigen Klicks ein neues E-Mail-Konto einrichten – und das in weniger als einer Minute!

Zu den verfügbaren Optionen zählen unter anderem das Zurücksetzen von Passwörtern, die Deaktivierung von Postfächern und die Markierung von Passwörtern als abgelaufen, wodurch Nutzer zur Aktualisierung ihres Passworts aufgefordert werden. Darüber hinaus ermöglicht unser System das Neuerstellen von Indizes, das erneute Synchronisieren von Geräten, den Import von Benutzern aus CSV-Dateien sowie den Export aller Benutzerkonten in eine CSV-Datei.

Multifunktionelle Aliase

Ein E-Mail-Alias ist im Wesentlichen eine Weiterleitungs-E-Mail-Adresse, die dazu verwendet werden kann, Nachrichten an eine einzelne Adresse oder mehrere E-Mail-Adressen weiterzuleiten. Aliase werden am häufigsten für Abteilungen oder Gruppen von Einzelpersonen verwendet, z. B. für ein kleines Team, das an einem Projekt oder einer Aufgabe arbeitet.

Unsere Alias-Funktionalitäten bieten weit mehr als nur die Standardoptionen. Ein besonderes Merkmal ist die Flexibilität bei der Steuerung des Zugriffs: Für jeden Alias kann individuell festgelegt werden, ob er ausschliesslich für interne Kommunikation oder auch für Nachrichten von externen Absendern verwendet werden darf.

Unsere Alias-Funktionalitäten bieten weit mehr als nur die Standardoptionen. Ein besonderes Merkmal ist die Flexibilität bei der Steuerung des Zugriffs: Für jeden Alias kann individuell festgelegt werden, ob er ausschliesslich für interne Kommunikation oder auch für Nachrichten von externen Absendern verwendet werden darf.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Aliase im Adressbuch nach Bedarf anzuzeigen oder zu verbergen. Ein weiteres innovatives Feature ist die Umwandlung eines Alias in einen Chat-Raum. Dies bietet eine Plattform für den Austausch zwischen Mitarbeitern einer Abteilung, fördert die interne Kommunikation und erleichtert die Zusammenarbeit im Team. Darüber hinaus kann ein Alias als Catch-All konfiguriert werden, um alle an die Domain adressierten, aber nicht spezifisch zugewiesenen E-Mails zu erfassen.

Domänen-Alias

Ein Domänen-Alias ist einfach gesagt ein weiterer Name für eine Domäne, die Sie bereits in Ihrer Business-E-Mail eingerichtet haben. Diese Funktion ist besonders praktisch für Unternehmen, die mehrere Domänennamen besitzen.

Sie ermöglicht es, dass E-Mails, die an eine beliebige dieser Domänen adressiert sind, alle beim gleichen Postfach landen. Nehmen wir an, Ihr Hauptgeschäft läuft über die Domäne "domain.ch", und Sie haben einen Mitarbeiter, dessen E-Mail-Adresse "user@domain.ch" ist. Wenn Sie nun "domain.net" als Domänen-Alias hinzufügen, landen alle E-Mails, die an "user@domain.net" gesendet werden, automatisch bei "user@domain.ch". Das vereinfacht die E-Mail-Verwaltung erheblich, da Sie sich nicht um mehrere Posteingänge kümmern müssen.

Mailinglisten

Mailinglisten sind eine gute Möglichkeit, mit einer einzigen E-Mail-Adresse mit einer Vielzahl von Personen zu kommunizieren. Viele Unternehmen nutzen beispielsweise Mailinglisten, um Newsletter, Werbeangebote oder Informationen über Produktaktualisierungen per E-Mail an ihre Abonnenten zu versenden. Im Gegensatz zu einem Alias ermöglicht eine Mailingliste das Abonnieren oder Abbestellen von E-Mail-Nachrichten. Darüber hinaus können Mailinglisten öffentlich oder privat sein, von allen Benutzern beantwortet oder von einem einzigen Listenmoderator verwaltet werden und vieles mehr.

Business-Mail kann Mailinglisten mit bis zu 75.000 Abonnenten verwalten. Alles, was darüber hinausgeht, sollte von einem Drittanbieter für Mailinglisten wie Constant Contact oder MailChimp verwaltet werden.

Detailkonfiguration pro Benutzer

Unsere Business-Mail-Lösung bietet eine einzigartige Flexibilität und Kontrolle für Domänenadministratoren, die in dieser Form weltweit einmalig ist. Sie ermöglicht es, für jedes einzelne E-Mail-Konto detailliert festzulegen, welche Dienste und Protokolle verfügbar sein sollen.

Dies bedeutet, dass der Administrator gezielt für bestimmte Mitarbeiter Funktionen wie Webmail deaktivieren, POP3 aktivieren oder die Chat-Funktion ausschalten kann, um den spezifischen Anforderungen der Organisation gerecht zu werden. Diese granulare Anpassungsfähigkeit gewährleistet nicht nur eine optimierte Nutzung der Kommunikationstools entsprechend der Rolle und den Aufgaben der Mitarbeiter, sondern erhöht auch die Sicherheit, indem unnötige oder risikobehaftete Zugriffspunkte minimiert werden.

Allgemeine Einstellungen

Mit Business-Mail können Sie Ihre E-Mail-Einstellungen genau nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Über die allgemeinen Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, Ihr E-Mail-System individuell zu konfigurieren. Hier einige Beispiele, was Sie tun können:

Domain-Aliase hinzufügen: Damit können Sie zusätzliche Domänennamen zu Ihrem Hauptgeschäfts-E-Mail-Konto hinzufügen, sodass E-Mails, die an diese Aliase gesendet werden, in Ihrem Hauptpostfach landen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren: Für zusätzliche Sicherheit können Sie eine zweite Verifizierungsebene für den Zugriff auf E-Mail-Konten einrichten.

Kalenderverfügbarkeit aktivieren: Ermöglicht anderen, Ihren Kalender einzusehen und Besprechungen effizienter zu planen.

Benutzerprofilbearbeitung: Erlaubt Benutzern, ihre eigenen Adressbucheinträge zu bearbeiten, was die Verwaltung von Kontaktinformationen vereinfacht.

Autobereinigung delegieren: Sie können festlegen, dass Nachrichten nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht werden, um den Speicherplatz effizient zu nutzen.

Kalenderbereinigung anpassen: Ähnlich der Autobereinigung für E-Mails, aber speziell für alte oder überflüssige Kalendereinträge.

Eigene Hilfeseite verlinken: Bietet Benutzern die Möglichkeit, schnell auf eine firmenspezifische Support-Seite zuzugreifen.

DKIM-Signierung einrichten: Verbessert die E-Mail-Sicherheit und -Authentizität durch digitale Signaturen.

Blacklist für Dateiendungen: Verbietet das Senden oder Empfangen von Dateien mit bestimmten Endungen, um die Sicherheit zu erhöhen.

Kennzeichnung externer Nachrichten: Fügt automatisch ein Label wie "[extern]" zum Betreff eingehender E-Mails von ausserhalb Ihrer Organisation hinzu.

Sicherheitshinweise einbetten: Ermöglicht es, Warnmeldungen oder Sicherheitshinweise am Anfang einer E-Mail einzufügen.

Geo-Security: Blockiert den Zugriff auf Ihr E-Mail-System aus bestimmten Ländern, um die Sicherheit weiter zu erhöhen.

Standardvorlage

Es ist möglich, bestimmte Standardeinstellungen zu definieren, die für die Konfiguration aller neu angelegten Postfächer automatisch übernommen werden. Dies erleichtert den Einrichtungsprozess erheblich, da individuelle Anpassungen für jedes Postfach entfallen können. Zu diesen Voreinstellungen zählen Aspekte wie die Grösse des Postfachs (Quota), die gewählte Sprache, die Zeitzone, die Aktivierung der Plus-Adressierung, die Option zur Passwortänderung durch den Nutzer, die Sichtbarkeit in der globalen Adressliste, die Anwendung von Greylisting sowie die Möglichkeit, einzelne Protokolle wie Webmail, POP und IMAP nach Bedarf zu aktivieren oder zu deaktivieren. Zusätzlich können Funktionen wie die automatische Bereinigung von Ordnern, die Wahl von Schriftart und -grösse im Webmail und vieles mehr festgelegt werden.

Wenn Sie diese neuen Einstellungen nicht nur für zukünftige, sondern auch für bereits bestehende Postfächer anwenden möchten, ermöglicht unsere Plattform eine schnelle und unkomplizierte Umsetzung. Mit nur wenigen Klicks lassen sich die aktualisierten Konfigurationen auf alle existierenden Accounts anwenden, wodurch einheitliche Standards gewährleistet und zusätzliche manuelle Anpassungen minimiert werden.

Benutzerverhalten verstehen

Business-Mail überwacht Benutzer und zeigt eine Vielzahl von Informationen an, die Domänenadministratoren nutzen können, um Probleme zu vermeiden, bevor sie zu Problemen werden können. Dies beinhaltet:

- Verbindungen nach Protokoll
- Datum der letzten Anmeldung
- Authentifizierte IPs
- Authentifizierungsmethode
- Status der Migration
- Status der Indizierung
- Einhaltung von Passwortrichtlinien
- und vieles mehr...

Anhand dieser Informationen können Administratoren Massnahmen ergreifen, wenn etwas ungewöhnlich erscheint, wie z.B. das Trennen von Verbindungen, die Neusynchronisierung von Protokollen für einen Benutzer, die Neuindizierung eines Benutzerkontos usw.

Company-Branding

Personalisieren Sie Ihr Business-Mail mit einem einzigartigen Touch, der es unverwechselbar macht. Integrieren Sie Ihr Firmenlogo, definieren Sie einen speziellen Titel für Ihr Business-E-Mail und wählen Sie eine individuelle Begrüssungsnachricht für die Anmeldeoberfläche. Zusätzlich bietet das System die Flexibilität, eigene HTML-Elemente in die Webmail-Anmeldeseite einzubinden. Nachfolgend ein paar Anwendungsbeispiele:

Firmenspezifische Hinweise: Nutzen Sie die Möglichkeit, wichtige Ankündigungen oder Updates direkt auf der Anmeldeseite zu platzieren, sodass diese sofort ins Auge fallen.

Sicherheitshinweise: Integrieren Sie wichtige Sicherheitserinnerungen oder Richtlinien, um das Bewusstsein für sicheres Online-Verhalten zu schärfen.

Chat-Protokollierung

Ein grosser Vorteil von Business-Mail ist, dass es alle Chats speichert, unabhängig davon, ob die Chats innerhalb der Webmail-Schnittstelle, mit einem Drittanbieter-Client oder einer Kombination aus beidem stattfinden.

Domänenadministratoren haben die Möglichkeit, benutzerdefinierte Suchvorgänge nach Datumsbereich, nach den an den Chats beteiligten Benutzern, nach bestimmten Schlüsselwörtern oder Phrasen, die während eines Chats verwendet wurden, oder nach einer Kombination all dieser Variablen durchzuführen und die Ergebnisse dann auf einen Desktop oder Laptop herunterzuladen und bei Bedarf zu überprüfen.

Die Protokollierung von Chat-Nachrichten im geschäftlichen Umfeld spielt eine entscheidende Rolle für die Sicherheit, Transparenz und Verantwortlichkeit innerhalb einer Organisation. Dieses Verfahren dient nicht nur der Nachverfolgung von Kommunikationsströmen, sondern bietet auch eine solide Basis für die Rekonstruktion von Ereignissen und die Bereitstellung von Beweismitteln in verschiedenen Situationen. Hier sind einige Gründe, warum die Protokollierung so wichtig ist:

1. Rekonstruktion bei Geschäftsvorfällen
2. Beweisführung
3. Compliance und rechtliche Anforderungen
4. Wissensmanagement und Schulung

Ereignisse

Das Ereignissystem ist ein unglaublich leistungsfähiges und flexibles Tool, das es Domänenadministratoren ermöglicht, automatisch Aktionen auf der Grundlage bestimmter Kriterien durchzuführen und auf dem Laufenden zu bleiben, was mit dem Mailserver und den Benutzerkonten geschieht.

Business-Mail kann Ereignisse erkennen, sobald sie eintreten, Nachrichten für diese Ereignisse generieren und die Nachrichten an die Benutzer zustellen, die die Informationen benötigen. So können Domänenadministratoren beispielsweise automatisch einen zusätzlichen Empfänger für Nachrichten hinzufügen, die von Benutzern der Domäne gesendet oder empfangen werden, oder Benachrichtigungen erhalten, wenn eine Aufgabe fällig ist oder der Speicherplatz der Domäne einen bestimmten Schwellenwert erreicht hat.

Freigaben

Auf der Seite Freigabe haben Administratoren die Möglichkeit, Ressourcen, öffentliche Ordner und/oder Benutzergruppen für alle Benutzer der Domäne zu erstellen.

Ressourcen:

1. Konferenzräume sind an die Verfügbarkeit gekoppelt und können für Besprechungen oder Veranstaltungen reserviert werden. Bei der Planung eines neuen Events im Kalender lässt sich ein solcher Raum als Treffpunkt festlegen.
2. Ausstattung, wie Beamer oder Fahrzeuge, kann ähnlich wie Konferenzräume nach Bedarf reserviert werden. Sie steht zur Nutzung durch vorherige Reservierung bereit.

Öffentliche Ordner:

1. Kontakte umfassen Personen oder Unternehmen, zugeordnet zu Gruppen oder Abteilungen, für konsistente und aktuelle Informationen.
2. Kalender können für unternehmensweite Ereignisse wie Betriebsferien, Ferienplanung, PTO-Pläne usw. verwendet und von den Nutzern ein- und ausgeblendet werden.
3. Aufgaben umfassen Aktivitäten wie Marketingplanung, Gruppenprojekte oder Quartalsberichte, die individuell oder in Gruppen bearbeitet werden.
4. Notizen können Aufgabenlisten, Besprechungsprotokolle oder andere Dokumente sein, die gemeinsam von Personen oder Gruppen bearbeitet werden.

Inhaltsfilter

Die Inhaltsfilterung ist eine hervorragende Möglichkeit für Administratoren, Aktionen für eingehende E-Mails durchzuführen, die bestimmte Kriterien erfüllen. So ist es beispielsweise möglich, mit Inhaltsfiltern Nachrichten mit bestimmten Anhängen (z. B. Anhänge mit einer .exe-Erweiterung) zu löschen, Nachrichten von einer bestimmten E-Mail-Adresse an ein anderes Konto weiterzuleiten, Nachrichten in einen bestimmten Ordner zu verschieben oder sogar den Betreff einer Nachricht zu ändern, indem man vor der Zustellung etwas an ihn anhängt.

Inhaltsfilter werden zwar meist zur Organisation von E-Mails verwendet, indem Nachrichten in bestimmte Ordner verschoben werden, sie sind jedoch äusserst flexibel und ermöglichen es Ihnen, Nachrichten so zu filtern, wie Sie es wünschen.

Passwortanforderungen

Um die Sicherheit des Mailservers und seiner Postfächer zu gewährleisten, können Domänenadministratoren zu den Mindestanforderungen für Benutzerpasswörter beitragen. Dazu gehören z. B. die Festlegung von Anforderungen an die Art der Kennworterstellung (Anzahl der Zeichen, Gross-/Kleinschreibung usw.) sowie die Festlegung, ob Kennwörter ablaufen, ob frühere Kennwörter verwendet werden können und vieles mehr.

Der Ablauf des Kennworts basiert auf dem Datum/Alter des aktuellen Kennworts des Benutzers, nicht auf dem Zeitpunkt der Aktivierung der Einstellung. Das bedeutet, dass Benutzer, die ihre Passwörter lange Zeit nicht geändert haben, sie fast sofort nach Aktivierung der Einstellung "Passwörter laufen automatisch ab" ändern müssen.

Signaturen

Eine E-Mail-Signatur ist ein Textblock, der automatisch am Ende einer E-Mail-Nachricht angefügt wird. Signaturen können das Unternehmenslogo, den Namen des Absenders, sein Foto, seine E-Mail-Adresse, Website, Telefonnummer, einen Haftungsausschluss oder andere Kontaktinformationen enthalten.

Unternehmen, die ein einheitliches Erscheinungsbild der E-Mail-Kommunikation sicherstellen wollen, können von ihren Mitarbeitern verlangen, dass sie ein bestimmtes Signaturformat einhalten. Anstatt den Benutzern zu erlauben, ihre eigenen Signaturen zu definieren, kann der Domänenadministrator eine domänenweite Signatur erstellen, die alle Mitarbeiter verwenden müssen. Je nach den vom Domänenadministrator eingerichteten Signaturkonfigurationen können die Benutzer die Standardsignatur ausser Kraft setzen oder nicht.

Spam-Filter

Business-Mail enthält eine Reihe von Antispam-Massnahmen, die dazu beitragen, den Posteingang eines Benutzers frei von unerwünschten E-Mails zu halten. Im Abschnitt Spam-Filterung können Domain-Administratoren die Spam-Filteroptionen und vertrauenswürdigen Absender für die Benutzer ihrer Domain überprüfen/konfigurieren.

Die Spam-Gewichtung und Aktionen für Spam-Nachrichten sind in Ihrer Domäne standardmässig voreingestellt. Doch der Domänenadministrator kann diese Einstellungen anpassen und die Reaktionen auf Spam unterschiedlicher Intensität anpassen. Standardmässig landen als Spam erkannte E-Mails im Spam-Ordner, doch E-Mails mit sehr hoher Spam-Wahrscheinlichkeit können bspw. auch gelöscht werden. E-Mails, die eine niedrige Spam-Wahrscheinlichkeit aufweisen, können mit einem ergänzten Betreff, z.B. "[Spamverdacht]", im Posteingang zugestellt werden.