Blog: Grundlagen der E-Mail-Archivierung

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Grundlagen der E-Mail-Archivierung

Grundlagen der E-Mail-Archivierung

  • Dienstag, 23. Mai 2023
  • 1'723 Wörter
  • 9 Minuten

In diesem Artikel lernen Sie die Grundlagen der revisionssicheren E-Mail Archivierung und warum sie besonders für Unternehmen so wichtig ist.

Viele Unternehmen sind auf der Suche nach einer geeigneten Lösung für die revisionssichere E-Mail Archivierung. Denn die Archivierung von E-Mail-Nachrichten ist sowohl gesetzlich vorgeschrieben und auch unerlässlich für den Betrieb. Sei es vom Schutz der Daten bis hin zur Zeitersparnis. Wir zeigen Ihnen, warum sich die Investition in eine solide Archivierung lohnt!

Inhaltsverzeichnis


Ist die E-Mail-Archivierung vorgeschrieben?

Selten war das Thema Datenschutz so präsent wie nun im Vorfeld des neuen Schweizer Datenschutzgesetzes, welches am 1. September 2023 vollumfänglich in Kraft treten wird. Technische und organisatorische Prozesse müssen in einem neuen Licht betrachtet werden – die E-Mail-Archivierung bildet hier keine Ausnahme.

In Sachen Datenschutz bedeutet das zum einen, dass eine E-Mail-Archivierung zu einem sauberen, nachvollziehbaren Datenmanagement beiträgt. Zum anderen heisst es aber auch, dass beispielsweise E-Mails privaten Inhalts oder Bewerbungen gesondert zu behandeln sind, um dem Datenschutz hier gerecht werden zu können.

Die Archivierung von E-Mails darf aufgrund der geltenden gesetzlichen Anforderungen in keinem Unternehmen fehlen. Sie zwingen Unternehmen in der Schweiz, Deutschland und Österreich, sämtliche E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar aufzubewahren. Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen.

Das Datenschutzgesetz definiert übergreifend die Grundlagen für eine rechtskonforme Datenverarbeitung – und erlegt damit auch der E-Mail-Archivierung Rahmenbedingungen auf. Als Beispiele seien hier angemessene Schutzmassnahmen zur Datensicherheit – wie Zugriffs-Management oder Verschlüsselung – oder das Recht auf Vergessenwerden – also das Löschen entsprechender Datensätze – genannt.

Aber auch über die rechtlichen Aspekte hinaus bietet die E-Mail-Archivierung zahlreiche weitere technische und wirtschaftliche Vorteile.

Denn gleichzeitig ermöglicht eine durchdachte E-Mail-Archivierung es, geschäftliche Absprachen, Angebote und Abschlüsse transparent und nachvollziehbar aufzubewahren – zum einen erfüllen Unternehmen so eine rechtliche Pflicht, zum anderen ist ein sauberes Datenmanagement ein unverzichtbarer Baustein zur DSG-Konformität.

Ein intuitiv durchsuchbares und strukturiertes Archiv unterstützt Unternehmen in Sachen Auskunftsfähigkeit, während automatisiert gepflegte und verfolgte Aufbewahrungsfristen dazu beitragen, organisatorische Prozesse zu wahren.

Rechtliche Sicherheit

Gemäss Art. 957 ff. Obligationenrecht (OR) und Art. 1 ff. Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) gilt für Unternehmen die Buchführungspflicht.

Als Buchungsbelege gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können (Art. 957 a Abs. 3 OR). Beispiele von Buchungsbelegen sind z. B. eingehende und ausgehende Geschäftskorrespondenz, Rechnungen, Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Mängelrügen, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege, Verträge, sofern diese notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachzuvollziehen.

Nach dem Obligationenrecht und der Geschäftsbücherverordnung müssen sämtliche Geschäftsbücher sowie die Arbeitsanweisungen, die notwendig sind, um die Geschäftsbücher zu verstehen, der Geschäftsbericht, der Revisionsbericht und die Buchungsbelege (inkl. als Buchungsbelege qualifizierender Geschäftskorrespondenz, E-Mails, Bestellungen, Verträge etc.) zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958 f Abs. 1 OR, Art. 4 Abs. 2 GeBüV).

Geschäftsunterlagen, die sich auf Geschäfte mit Immobilien oder Grundstücken beziehen, sind hingegen nach Art. 70 Abs. 3 MWSTG während mindestens 20 Jahren aufzubewahren.

Fazit: Jede E-Mail durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden.

Dies kann nur durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung sichergestellt werden. Die vollständige, originalgetreue und manipulationssichere Archivierung aller E-Mails ermöglicht zudem die Nutzung von E-Mails als Beweis und verbessert so den Standpunkt Ihres Unternehmens bei rechtlichen Konflikten.

Vollständiger Schutz vor Datenverlusten

E-Mails können durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien verloren gehen oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Oft löschen Anwender, sobald diese aus dem Unternehmen ausscheiden, das gesamte Postfach.

Dies hat zur Folge, dass je nach eingesetzten technischen Lösungen, die E-Mails nicht wiederhergestellt und somit wichtige Informationen verloren gehen können. Sollte Ihre E-Mail-Lösung eine Wiederherstellung unterstützen, ist dieser Prozess oft mit Arbeit und Kosten durch IT-Abteilung oder externe Dienstleister verbunden.

Wenn ein Mitarbeiter E-Mails löscht, während er beschäftigt ist oder kurz vor seinem Austritt, besteht nur eine geringe Wahrscheinlichkeit, dass sie wiederhergestellt werden können. Dies ist der Fall, weil zum Zeitpunkt des Austritts des Mitarbeiters nicht bekannt ist, dass diese E-Mails existiert haben und nicht danach gesucht wird. Wenn dann die Notwendigkeit besteht, beispielsweise infolge von Rechtsstreitigkeiten oder zwecks internen Abklärung von bestimmten Sachverhalten, diese E-Mails zu finden und wiederherzustellen, fehlt für diesen Zeitpunkt meist das benötigte Backup.

Mithilfe unserer revisions- und rechtssicheren E-Mail Archivierung namens mailSAFE können solche Risiken vollständig ausgeschlossen werden.

Ein anderes, grosses Risiko sind Cyberangriffe auf E-Mail-Infrastrukturen. Im besten Fall verhindert ein solcher Angriff, dass Sie für eine gewisse Zeit nicht auf Ihre E-Mails zugreifen können. In einem schlimmeren Szenario sind Ihre E-Mails verschlüsselt oder gelöscht - beispielsweise durch einen Ransomware-Angriff.

Galaxyweb's mailSAFE sichert Ihre E-Mails und macht Sie damit immun gegen einen Serverausfall oder eine Nachrichtenverschlüsselung Ihres E-Mail-Anbieters. So haben Sie weiterhin jederzeit Zugriff auf Ihre bereits archivierten Mails samt Dateianhängen.

Mehr erfahren: Der Standard für rechts- und revisionssichere E-Mail-Archivierung aus der Schweiz

Server entlasten und IT-Kosten reduzieren


Gerade in grösseren Unternehmen stellt das kontinuierlich wachsende E-Mail-Volumen eine Herausforderung dar. Steigende Storage-Anforderungen und immer komplexer werdende Backup- und Restore-Prozesse belasten die IT und deren Budgets. Durch die Auslagerung von E-Mails in mailSAFE kann diese Entwicklung nachhaltig vermieden werden.

Abschaffung von Postfachbegrenzungen und PST-Dateien


Postfachbegrenzungen und die Auslagerung von E-Mails in PST-Dateien als Mittel zur Begrenzung des Speicherverbrauchs eines E-Mail-Servers werden durch die E-Mail-Archivierung mit mailSAFE überflüssig.

Sie können bei unserer Archivierungslösung festlegen, dass bereits archivierte E-Mails ab einem gewissen Alter automatisch von E-Mail-Postfächern entfernt werden, um Speicherplatz zu sparen und Postfachbegrenzungen zu umgehen. Die archivierten Nachrichten bleiben unverändert bestehen.

Schnelle Suche steigert die Produktivität


E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. Unser Produkt mailSAFE ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität in Ihrem Unternehmen.

Die Suche im Archiv ist nicht nur deutlich schneller als in Ihrem E-Mail-Postfach, Sie können auch ganz präzise nach bestimmten Kriterien suchen, die Ihr E-Mail-Client nicht unterstützt. mailSAFE erkennt indexierbare Dateiinhalte und findet selbst Nachrichten anhand von Suchmustern, die in den Dateianhängen einer Mail vorkommen.

Sucheinstellungen, die Sie regelmässig benötigen, können Sie für spätere Vorgänge speichern und mit nur einem Klick starten.

One-Click-Restore für alle Anwender


Anwender können E-Mails mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Das aufwändige Restore von Backups durch den Administrator entfällt völlig. Sie reduzieren damit nicht nur viel Zeit zur Wiederherstellung aus einem regulären Backup, sondern beseitigen die Wartezeit und sparen dabei auch noch Geld.

Verteilte E-Mails zusammenführen


Oft verteilen sich E-Mails über verschiedene E-Mail-Server, Anwender-Rechner oder externe Anbieter. Mit Hilfe von mailSAFE können alle E-Mails im Unternehmen zentral gesichert und durchsucht werden.

Ein vollwertiges Archiv für jeden Kunden


Bei mailSAFE werden die Daten Ihres Unternehmens nicht zusammen mit den Daten anderer Unternehmen in einer übergeordneten Archivlösung gespeichert. Stattdessen richten wir für jeden Kunden eine separate und eigenständige Archiv-Instanz ein. Diese Instanzen speichern jeweils nur die Daten (z.B. E-Mails, Benutzer und Einstellungen) eines einzelnen Kunden und werden völlig getrennt von einander administriert.

Langfristige Unabhängigkeit


mailSAFE ist keine Einbahnstrasse. Ihre Daten können zu jeder Zeit vollständig, ohne Informationsverlust und in Standardformaten wieder exportiert und Ihrem Unternehmen übergeben werden.

Absolute Vertraulichkeit Ihrer Daten


Obwohl wir als Service Provider für die Speicherung Ihrer Daten und die Wartung Ihres Archivs verantwortlich sind, haben wir keinen unmittelbaren Zugriff auf dessen Inhalt. In anderen Worten: Wir administrieren das verschlüsselte Archiv „von aussen“ und benötigen dabei keinen Zugriff auf Ihre vertraulichen Daten. Würde solch ein innerer Zugriff erfolgen, würde dies automatisch sowie revisionssicher protokolliert und wäre für Sie als Kunde sofort erkennbar.

Komfortabler und schneller Zugriff


Alle Mitarbeiter können über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook auf die archivierten E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen. Der Zugriff kann dabei auch über die gewohnte Ordnerstruktur erfolgen. Darüber hinaus bietet mailSAFE einen Web Access und ein Mobile Web Access für Smartphones und Tablets.

Individuell auf Sie zugeschnitten


Viele Managed Service-Angebote werden nach einem bestimmten Schema angeboten und können nicht an individuelle Anforderungen angepasst werden. Bei TinLine Systems haben Sie die Wahl. Wählen Sie eine schlüsselfertige Lösung oder passen Sie die Archivierung mit unserer Hilfe an Ihr Unternehmen an:

  • Unterstützung nahezu aller E-Mail-Systeme und Dateiformate

  • Flexible Archivierungsmethoden ermöglichen die Übernahme bereits vorhandener E-Mails und die automatische Archivierung aller zukünftigen E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang

  • E-Mails können nach ihrer Archivierung automatisch aus den Postfächern gelöscht werden

  • Die Benutzerliste des Archivs kann auf Wunsch synchronisiert werden (z.B. über eine Active Directory- oder eine generische LDAP-Integration)

  • Bestimmte administrative Aufgaben können auf Wunsch dem Kunden überlassen werden

Vermeiden Sie Komplexität und hohe Kosten


Mit mailSAFE können Sie den Aufwand und die Kosten für das Projekt „Einführung einer E-Mail-Archivierungslösung“ auf ein Minimum reduzieren.

Wir begleiten Sie fachmännisch und Schritt für Schritt durch einen kurzen Einrichtungsprozess und übernehmen fortan für Sie den Betrieb des Archivs als Managed Service.

  • Monatliche und nutzungsabhängige Kosten statt hoher Investitionskosten

  • Sie müssen weder Hardware anschaffen noch zusätzliche Software lizenzieren

  • Wir planen die Lösung individuell nach Ihren Anforderungen

  • Wir übernehmen den Betrieb und die Wartung der Lösung

  • Wir stellen sicher, dass auch bei steigendem E-Mail-Volumen die notwendigen Server- und Storage-Ressourcen bereitstehen

Sie haben noch keine passende E-Mail-Archivierung?

Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung in eine revisionssichere Zukunft. Die rechtlichen und technischen Hürden können so gemeinsam überwunden werden. Wir bieten einen Full Managed Service zum Fixpreis an, der auf unseren Erfahrungen basiert.

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