Blog: Backups sind keine Archivierung

Oft wird angenommen, dass ein Backup von E-Mail-Nachrichten mit einer Archivierung gleichzusetzen ist.

Die Datensicherung von E-Mail-Servern ist ein unverzichtbarer Bestandteil des ordnungsgemässen IT-Security-Management sowie der Business-Continuity und Disaster Recovery Plan. Es ist wichtig, E-Mails regelmässig zu sichern und zu archivieren. Ein Backup kann zwar eine gute Ergänzung sein, ist aber keine echte Alternative. Erfahren Sie hier, warum ein Backup keine E-Mail Archivierung ersetzt.

Inhaltsverzeichnis

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Warum ein Backup nicht dasselbe ist wie E-Mail Archivierung

Bei einem Backup werden regelmässig alle Daten auf einem dafür ausgelegten Speicher gesichert. Dadurch ist es möglich, im Fall einer Datenpanne die Daten wiederherzustellen. Die Diskrepanz zwischen dem Zeitpunkt des letzten Backups und der Wiederherstellung hat zwangsläufig zur Folge, dass Daten nach dem Zeitpunkt der letzten Sicherung verloren sind.

Zudem ist ein Backup nicht dasselbe wie E-Mail Archivierung. Ein Backup kann zwar alle E-Mails sichern, aber es bietet nicht die gleichen Funktionen wie eine E-Mail Archivierung. Eine E-Mail Archivierung bietet eine vollständige Funktionalität, die ein Backup nicht bietet. Mit E-Mail Archivierung können E-Mails dauerhaft gespeichert, gesucht und verwaltet werden. Dieser Prozess ist wesentlich aufwendiger und komplexer als das einfache Sichern und Wiederherstellen von E-Mails. Zusätzlich bietet E-Mail Archivierung Funktionen wie die Kontrolle der E-Mail-Inhalte, die Möglichkeit, E-Mails und Dateianhänge zu durchsuchen und zu klassifizieren sowie das Recht, E-Mails zu exportieren oder zu teilen. Dies geschieht in einer revisionssicheren Lösung mit einer manipulationsgeschützten Protokollierung sämtlicher Aktivitäten.

Kurz gesagt, E-Mail Archivierung bietet eine umfassendere Funktionalität als ein Backup. Daher ist es wichtig, neben einem Backup auch eine E-Mail Archivierung zu betreiben, um alle E-Mail-Funktionen nutzen zu können.

Was sind die wesentlichen Unterschiede zwischen Backup und E-Mail Archivierung?

Wenn es um die Sicherung und den Schutz Ihrer E-Mails geht, ist ein Backup allein nicht ausreichend. Ein Backup ist ein einfacher Sicherheitsmechanismus, mit dem nur eine Kopie der aktuellen E-Mail-Datenbank erstellt wird. Es schützt vor Datenverlust, aber es sichert nicht vor Datenkorruption oder Datenmanipulation. Eine E-Mail-Archivierung hingegen ermöglicht eine vollständige, systematische und langfristige Speicherung Ihrer E-Mail-Kommunikation gemäss den rechtlichen Anforderungen.

Dies bedeutet, dass alle E-Mails, die Sie versenden und empfangen, sicher und dauerhaft gespeichert werden. Dadurch wird nicht nur ein Datenverlust verhindert, sondern auch ein Schutz vor Datenkorruption und Datenmanipulation gewährleistet.

Wenn wir uns vor Augen halten, dass ein Backup beispielsweise täglich ausgeführt wird, so ist bis zum Zeitpunkt der Datensicherung keine Kontrolle vorhanden, dass die E-Mails vollständig vorhanden sind. Ein Mitarbeiter kann unabsichtlich oder absichtlich bestimmte Nachrichten aus seinem Postfach entfernen und ist somit in Ihrem täglichen Backup nicht vorhanden. Das stellt für Sie als Unternehmen ein Risiko dar.

Die Archivierungslösung hat den Vorteil, dass man auf die E-Mail-Nachrichten und Dateianhänge zugreifen kann, selbst wenn der E-Mail-Server down ist, einem Cyberangriff unterlegen ist oder die Nachrichten gelöscht oder manipuliert wurden.

Kurz gesagt, ein Backup kann niemals eine E-Mail-Archivierung ersetzen und sollte daher immer als Ergänzung zu einer solchen Lösung gesehen werden. Wenn Sie jedoch eine Archivierungslösung nutzen, kann diese Daten retten. In dem Fall von Verlust oder Beschädigung der Daten, ist es möglich E-Mail Nachrichten wiederherzustellen.

Wie sichert man Emails am besten?

Mit E-Mail Archivierung können Sie Emails, aber auch ganze Ordner und E-Mail-Threads für einen vordefinierten Zeitraum sichern. In der Schweiz liegt die Aufbewahrungspflicht bei mindestens 10 Jahren nach Abschluss des Geschäftsjahres.

So haben Sie immer noch Zugriff auf Ihre Emails, auch wenn diese schon vor längerer Zeit versendet wurden. E-Mail Archivierung ist auch nützlich, wenn es um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und regulatorischer Anforderungen geht. Denn wenn Sie Ihre Emails archivieren, können Sie immer noch beweisen, dass bestimmte Dokumente versendet oder empfangen wurden. Eine revisions- und rechtssichere Archivierungslösung versieht jedes archivierte E-Mail mit einer Art digitaler Signatur, die besagt, dass es unverändert zu einem bestimmten Zeitpunkt in das Archiv überführt wurde.

Jede Aktivität, die eine Archivierung vornimmt - zum Beispiel, wann eine Nachricht archiviert wurde, ob und wann jemand auf die Mail zugegriffen hat oder die Wiederherstellung der Mail - wird ohne Möglichkeit protokolliert, dass ein Mitarbeiter diese Einträge manipulieren könnte. Dies ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn es sich um rechtliche Beweismittelsicherungen handelt.

Welche Kosten entstehen bei der E-Mail Archivierung?

Wenn es um die Archivierung geht, haben Sie verschiedene Optionen, wie Sie vorgehen können. Eine davon ist der Betrieb einer eigenen E-Mail-Archivierung auf Ihrer Serverinfrastruktur. Idealerweise, nachdem Sie den Umfang und die Rechtssicherheit der Lösung recherchiert und geprüft haben.

Aber den eigenen Betrieb zu übernehmen, erfordert nicht nur starke Rechenleistung auf einem Server, der rund um die Uhr ohne Unterbrechung funktionieren muss, sondern auch eine immer vorhandene Internetverbindung zum Mailserver, wo die eingehenden und ausgehenden Nachrichten verarbeitet werden. In vielen Fällen sind die Beschaffungskosten für eine solche Archivierungslösung sehr hoch. Dazu kommt noch die initiale Installation sowie der Betrieb mit all den notwendigen Wartungsarbeiten und Updates. Und schliesslich benötigen Sie auch noch ein Backup-Konzept für Ihre Archivierung.

Diese Variante ist für kleine und mittlere Unternehmen in der Regel weder finanziell attraktiv noch technisch einwandfrei machbar.

Eine beliebte Option ist die Nutzung eines Managed Service Providers, der sich auf revisions- und rechtssichere Archivierung von E-Mail-Nachrichten spezialisiert hat. Diese Anbieter verfügen über eine dafür entwickelte Infrastruktur, das notwendige Know-How sowie attraktivere Preise - da solche Dienstleistungen an viele Kunden gleichzeitig angeboten werden und dadurch die Unterhaltskosten pro Kunde deutlich geringer sind.

Revisionssichere Archivierung bei Galaxyweb

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Alle Daten werden ausnahmslos in der Schweiz abgespeichert. Jeder Kunde erhält eine eigene Archivierungsinstanz, die sämtliche Nachrichten nicht nur verschlüsselt, sondern manipulationssicher bereitstellt. Wir erstellen mehrmals pro Tag ein Backup des Archivierungsdienstes. Durch unser Angebot erhalten Sie alle Dienstleistungen und Produkte aus einer Hand.

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5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung

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