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Das Geheimnis des Archivieren-Buttons in Microsoft Outlook
- Montag, 5. Februar 2024
- 992 Wörter
- 5 Minuten
Auf den ersten Blick mag es verführerisch einfach erscheinen: Ein Klick, und schon sind Ihre E-Mails archiviert, die Sorgen um die verpflichtende E-Mail-Archivierung scheinbar im Nu gelöst. Doch dieser Schein trügt.
Microsoft Outlook bietet seinen Nutzern eine Reihe von Optionen für die E-Mail-Archivierung an. Eine besonders zeitsparende Methode ist die Verwendung des integrierten Archivieren-Buttons, der direkt in der Menüleiste von Outlook zugänglich ist. Dieses Feature ermöglicht es den Nutzern, eigenständig und ohne die Notwendigkeit einer administrativen Unterstützung, E-Mails zu archivieren. Doch genau an dieser Stelle entfaltet sich ein folgenschweres Problem. In unserem Blog zeigen wir Ihnen auf, worauf Sie achten sollten.
Inhaltsverzeichnis
Nutzung des Archivieren-Buttons in Outlook
Was geschieht bei der Verwendung des Archivieren-Buttons? Dieser Button erlaubt es, eine E-Mail vom Posteingang in einen speziellen Archivordner innerhalb von Outlook zu verschieben. Hierbei ändert sich lediglich der Speicherort der E-Mail innerhalb des Programms. Obwohl Microsoft diese Funktion als "Archivieren" bezeichnet, entspricht sie nicht den Anforderungen an eine professionelle E-Mail-Archivierung. Ein Archiv im eigentlichen Sinne ist der endgültige Aufbewahrungsort von Dokumenten, der darauf ausgerichtet ist, diese dauerhaft zu sichern, beispielsweise durch besondere Schutzmechanismen.
In der beruflichen Praxis ist die E-Mail-Archivierung unter Berücksichtigung des Schweizer Datenschutzgesetzes und anderer rechtlicher Vorgaben eine komplexe Angelegenheit. Zudem soll ein Archiv die darin aufbewahrten Inhalte, in diesem Fall E-Mails, jederzeit zugänglich machen.
Nachteile der Nutzung des Outlook Archivieren-Buttons
Die Verwendung des Archivieren-Buttons in Outlook birgt Risiken, besonders wenn man auf eine professionelle oder rechtlich erforderliche E-Mail-Archivierung angewiesen ist.
Der Hauptzweck des Archivieren-Buttons besteht darin, den Posteingang übersichtlich zu gestalten. Er ermöglicht es, ältere E-Mails aus dem direkten Blickfeld in den Archivordner zu verschieben. Mithilfe der Outlook-Suche lassen sich diese E-Mails, einschliesslich jener im Archivordner, wieder auffinden.
Der Archivieren-Button ist ungeeignet für:
- Den Schutz vor Datenverlust: Er sichert E-Mails nicht gegen Manipulationen oder Löschaktionen ab.
- Die Reduzierung des Mailbox-Volumens: Der Archivordner befindet sich im gleichen Outlook-Postfach.
- Die Sicherstellung dauerhafter Verfügbarkeit der E-Mail-Daten: Bei einem Ausfall von Outlook ist kein Zugriff auf die E-Mails möglich.
Alternative E-Mail-Archivierungsoptionen von Microsoft
Der Hauptzweck einer professionellen E-Mail-Archivierung liegt in der sicheren und langfristigen Verfügbarkeit sowie der leichten Wiederauffindbarkeit der E-Mail-Daten. Professionelle Archivierungssysteme speichern E-Mail-Kopien in einem zentralisierten Archiv, um ihre Sicherheit und langjährige Zugänglichkeit zu gewährleisten.
Obwohl Microsoft in seinen Produkten wie Outlook, Exchange Server und Microsoft 365 verschiedene Funktionen anbietet, die mit dem Begriff „Archivierung“ für E-Mails verknüpft sind, erreichen oder erfüllen diese Funktionen die Anforderungen einer professionellen E-Mail-Archivierung nur begrenzt oder gar nicht.
- PST-Archivierung / AutoArchive (Outlook): Nutzer können E-Mails in PST-Dateien verschieben und diese lokal auf dem eigenen Rechner oder in der Cloud ablegen.
- Archivpostfach ohne Exchange Online Archivierung: Das Archivpostfach ist ein separates Postfach mit eigenem Speicherplatz, in das E-Mails verschoben werden können. Dieses Archivpostfach muss von einem Administrator eingerichtet werden.
- Archivpostfach mit Exchange Online Archivierung: Mittels der Exchange Online Archivierung (EOA) können Nutzer ihre E-Mails in ein separates Archivpostfach verschieben, für das Administratoren Archivierungs- und Aufbewahrungsrichtlinien definieren können.
Die Vorteile einer alternativen Lösung zur E-Mail-Archivierung
Es mag zunächst praktisch wirken, dass E-Mail-Archivierungsfunktionen und E-Mail-Clients auf derselben Plattform, wie etwa Microsoft, basieren. Allerdings erweisen sich die dort verfügbaren Archivierungsoptionen oft als unzureichend für ein professionelles E-Mail-Archiv.
Die Verwendung von PST-Dateien oder des Archivieren-Buttons in Microsoft-Produkten bietet keinen Schutz gegen Datenverlust, was eine sichere Speicherung von E-Mails ausschliesst. Auch das separate Archivpostfach in M365, ohne Exchange Online Archivierung, erfüllt nicht alle erforderlichen Standards einer Archivierungslösung. Lediglich das Archivpostfach mit Exchange Online Archivierung (EOA) verfügt über Merkmale einer professionellen E-Mail-Archivierung, wie Aufbewahrungsrichtlinien, Legal Holds und eDiscovery-Optionen. Da diese Option jedoch nur in den teureren M365-Plänen (Business Premium und Enterprise) enthalten ist, stellt sie für kleinere oder mittelständische Unternehmen aufgrund der Kosten häufig keine Option dar.
Im Gegensatz dazu bietet eine professionelle, unabhängige E-Mail-Archivierungslösung ein breites Spektrum an Funktionen zu einem vernünftigen Preis, was sie besonders für kleine und mittelständische Unternehmen attraktiver macht.
Einige der wesentlichen Vorteile einer unabhängigen E-Mail-Archivierungslösung sind:
- Unabhängigkeit von Microsoft: Bei einem Ausfall des Microsoft 365-Dienstes ist ohne ein externes E-Mail-Archiv der Zugriff auf die eigenen E-Mails nicht mehr möglich. Durch ein externes E-Mail-Archiv kann ein Vendor Lock-in vermieden werden und auch bei Ausfall der M365-Dienste kann der Zugriff auf die eigenen E-Mails erfolgen.
- Self-Service für Endanwender: Dem Nutzer steht nicht nur eine schnelle und effiziente Suchfunktion im E-Mail-Archiv zur Verfügung, sondern er kann archivierte E-Mails auch unproblematisch wiederherstellen. Administratoren müssen dafür nicht kontaktiert werden. Dies spart Geld und Zeit.
- Schutz vor Datenverlust und Manipulation: E-Mails können im Archiv vom Nutzer nicht gelöscht oder verändert werden. Nur ein Administrator kann festlegen, wie lange E-Mails aufbewahrt werden sollen. Journaling sorgt zudem für lückenlose Archivierung.
- Berücksichtigung von Anforderungen zum Datenschutz: Entsprechend zertifizierte E-Mail-Archivierungslösungen sind in der Lage, bei sachgerechter Anwendung E-Mails datenschutzkonform zu verarbeiten. Vor allem seit Inkrafttreten des neuen Schweizer Datenschutzgesetzes ist dieses Thema in den Fokus der Öffentlichkeit gerückt, auch ausserhalb der Schweiz.
- Angemessene Gesamtbetriebskosten (TCO): Eine unabhängige E-Mail-Archivierungslösung bietet umfassende Funktionen zu einem fairen Preis. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) profitieren von diesem Angebot und müssen deshalb nicht auf teure Enterprise-Lösungen zurückgreifen.

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